Políticas de tratamiento de datos
1. Objeto: Establecer las directrices sobre el tratamiento de los datos personales de los terceros ya sea persona jurídica o natural, que tienen relación contractual y/o comercial con PACIFIC SEA FOOD S.A.S. (en adelante PACIFIC), de acuerdo con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015 y demás normas que los modifiquen, complementen o deroguen. En esta Política encontrará los lineamientos corporativos y legales bajo los cuales Pacific realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos. Pacific no obtiene ni almacena información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con Pacific sin que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado o hayan dado autorización para ello. 2. Responsable del tratamiento: Pacific es responsable del Tratamiento de datos personales no públicos de los terceros vinculados que tengan relación alguna contractual y/o comercial, los cuales administra de forma directa, autónoma y de acuerdo con lo estipulado en la legislación colombiana. Domicilio: Bogotá D.C. Dirección: Avenida Carrera 24 N.85A 47 Sitio web: www.pacific.com.co Teléfono: 601- 4378820 3. Tratamiento de datos personales: 3.1. Datos Públicos: Pacific advierte que trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios para el tratamiento de datos personales. 3.2. Tratamiento de datos sensibles: Pacific, en caso de que por algún motivo capture datos sensibles de personas naturales, se compromete a proteger los mismos durante el procesamiento. Por lo tanto, en el evento que el manejo de datos sensibles sea autorizado, la Sociedad se obliga a hacer uso de estos de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1581 y el Decreto 1377 de 2013 y, en especial, se asegurará que: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento PACIFIC, adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. 4. Alcance: La Política es aplicable a todas las bases de datos administradas por Pacific, o por contratistas de esta, que contengan datos personales e información de clientes, proveedores, empleados, aliados comerciales, consumidores y cualquier otro tercero que este involucrados en los procesos organizacionales de Pacific (los “Titulares”). La Política regula la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración, transferencia, transmisión y protección de los datos de carácter personal, suministrados por los Titulares, en forma presencial y/o virtual, y que sean objeto de Tratamiento por parte de Pacific en el desarrollo de su objeto social. 5. Finalidades de los tratamientos: La información personal que será tratada exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y de acuerdo con las autorizaciones especificas otorgadas por parte del Titular y, en especial, tiene las siguientes finalidades, según cada grupo de interés: 5.1. Clientes: Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, atención, tramitación, defensa jurídica, estadística, investigación, mantenimiento, mejora, planeación, desarrollo y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los clientes de los canales B2B y B2C con PACIFIC. 5.2. Empleados, funcionarios y contratistas: Acreditación, actualización, análisis, asignación, aseguramiento, auditaje, autorización, capacitación, comunicación, consolidación, control, estadística, interacción, investigación, mantenimiento, mejora, organización, planeación, procesamiento, registro, reporte, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados, funcionarios y contratistas con PACIFIC. 5.3. Proveedores: Relacionamiento, comunicación, interacción, colaboración, registro, acreditación, actualización, consolidación, organización, aseguramiento, atención, tramitación, estadística, investigación, mantenimiento, mejora, planeación, desarrollo, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los proveedores nacionales y extranjeros con PACIFIC. 6. Vigencia de las bases de datos: Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos. 7. Derechos de los titulares: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen). b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen). e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas. 8. Autorización: El Titular registra y/o entrega su información de manera libre y voluntaria a Pacific mediante la entrega de la autorización del tratamiento de datos personales, dentro de la cual acepta que ha leído y acepta expresamente los términos de la presente Política. Pacific podrá obtener autorización del Tratamiento de Datos por parte del Titular, a través de formatos impresos, digitales, visuales o de cualquier otro tipo, mediante mecanismos documentados y que permitan retener el consentimiento del Titular en un medio demostrable. También se entenderá que Pacific tiene autorización por parte del Titular cuando haya conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, por ejemplo, en el envío de una oferta de servicios o de una hoja de vida para un proceso de selección. Los titulares autorizan a Pacific para compartir sus datos personales con sus aliados comerciales. De la misma manera, autoriza a Pacific y a sus aliados comerciales para utilizar sus datos personales, en la gestión propia de Pacific y dentro de las alianzas comerciales que esta suscriba. Así, autoriza a Pacific para conservarlos, actualizarlos, procesarlos, consultarlos y tratarlos en las formas establecidas en la presente Política. De acuerdo con lo previsto en la ley aplicable, en los siguientes casos no se requiere la obtención de la autorización por parte de Pacific: 8.1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 8.2. Datos de naturaleza pública. 8.3. Casos de urgencia médica o sanitaria. 8.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. 8.5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 9. Área Competente y Procedimientos para que cada titular, acorde con el grupo de interés al que pertenezca, ejerza sus derechos: 9.1. De conformidad con el objeto de esta declaración, los derechos del titular referentes a sus datos personales no públicos son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal o contractual que faculte a Pacific para continuar con el tratamiento directamente). 9.2. Los Titulares podrán consultar, rectificar, actualizar o eliminar los datos, o inclusive revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, por medio de solicitud escrita a los correos electrónicos que se indican más adelante para cada grupo de Titulares. 9.3. La solicitud deberá venir acompañada de una copia del documento de identificación del Titular de los datos. 9.4. Si la solicitud resulta incompleta, Pacific requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. 9.5. Si transcurridos un (1) mes desde la fecha del requerimiento realizado por Pacific, sin que el solicitante presente la información requerida, Pacific entenderá que se ha desistido de la solicitud. 9.6. El término máximo para atender la solicitud por parte de Pacific será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo completo de la solicitud o la fecha en que el Titular subsane su solicitud. 9.7. Cuando no fuere posible para Pacific atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 9.8. Cuando Pacific no sea competente para resolver la solicitud dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier solicitud. 9.9. Los grupos de Titulares serán los siguientes: a) Clientes: El Departamento Comercial de PACIFIC, es la dependencia ante la cual los titulares que hacen parte de este grupo podrán elevar sus solicitudes para que PACIFIC, como responsable adelante las acciones necesarias para ejercicio de los derechos de los titulares. PACIFIC, pone a su disposición el siguiente correo electrónico para la recepción de las solicitudes de los titulares: servicioalcliente@pacific.com.co b) Empleados, funcionarios y contratistas: La Jefatura de Recursos Humanas de PACIFIC, es la dependencia ante la cual los titulares que hacen parte de este grupo podrán elevar sus solicitudes para que PACIFIC, como responsable adelante las acciones necesarias para ejercicio de los derechos de los titulares. PACIFIC, pone a su disposición el siguiente correo electrónico para la recepción de las solicitudes de los titulares: servicioalcliente@pacific.com.co c) Proveedores: El Departamento de Compras de PACIFIC, es la dependencia ante la cual los titulares que hacen parte de este grupo podrán elevar sus solicitudes para que PACIFIC, como responsable adelante las acciones necesarias para ejercicio de los derechos de los titulares. PACIFIC, pone a su disposición el siguiente correo electrónico para la recepción de las solicitudes de los titulares: servicioalcliente@pacific.com.co 10. Seguridad de los datos personales: Pacific, en aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de los Datos, proporcionará medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros minimizando el riesgo de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Así, las obligaciones de Pacific se limitan a disponer de los medios adecuados para este fin Pacific no será responsable por el ingreso indebido de terceros a las bases de datos y/o fallas técnicas en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información y/o las consecuencias que estos hechos puedan acarrear. Sin perjuicio de lo anterior, Pacific hará su mejor esfuerzo para proteger los datos personales de los Titulares mediante la aplicación de medidas técnicas, físicas y organizaciones razonables y adecuadas para mantener la confidencialidad de sus datos personales y prevenir el acceso, destrucción, pérdida, modificación y uso indebido no autorizado o cualquier otra forma ilegal de procesar los datos personales bajo su posesión. Las medidas de seguridad de Pacific y de sus aliados comerciales se renuevan continuamente para alinearse con los desarrollos tecnológicos. 11. Modificaciones: Pacific se reserva el derecho a modificar la Política en cualquier momento y sin necesidad de previo aviso. Las modificaciones entrarán en vigor y serán aplicables frente a los Titulares y terceros relacionados desde su envío por correo electrónico o físico a los Titulares. Las modificaciones se harán en el marco de lo dispuesto en la Ley Aplicable. 12. Procedimiento para que los titulares puedan ejercer su derecho: Los titulares de los datos pueden ejercer sus derechos en cualquier momento y deben tener en cuenta que la información mínima requerida, para enviar en el correo, es la siguiente: - Tipo y número de documento - Nombre completo (incluidos nombres y apellidos) o Razón Social - Correo electrónico - Teléfono (incluido el indicativo del país y de la ciudad) o el número de celular - Solicitud: Debe describir específicamente su solicitud frente a los datos personales. Por ejemplo, si desea actualizar sus datos, que datos desea actualizar o modificar (debe enviar los nuevos datos) o cancelar suscripción. 13. Vigencia Las presentes directrices de tratamiento de la información personal rigen desde el 01 de junio de 2022.